Come diventare puntuali.

Posted by on Aprile 26, 2015

Come ho scritto in con un aforisma:

La puntualità prima di avere a che fare con la gestione e organizzazione del tempo,
ha a che fare con le domande che uno si pone o meno sulla gestione del tempo per arrivare puntuali.

Pertanto sono le domande che ci facciamo o che non ci facciamo prima che ci permettono di diventare puntuali.

Ecco le 3 domande chiave che ci aiutano a diventare puntuali.

1. Quanto tempo mi serve per arrivare?

Miglior Consiglio: Aumenta da 1/3 al doppio. E verifica se hai tutto quello che ti serve per effettuare il viaggio senza interruzioni, ad esempio se vai con un mezzo proprio hai abbastanza carburante? O dovrai fermarti / cercare un distributore?

Fermarsi a questa domanda è l’errore classico di ritarda. Molte ricerche dimostrano come nelle stime sottovalutiamo le tempistiche per realizzare i più disparati compiti. Un buon modo eliminare questi errori di valutazione è aumentare il tempo necessario. Di quanto?  Chi fa preventivi dovendo rivedere il tempo di altre persone conosce molto bene questo problema.  Nella maggior parte dei casi quando ci si trova a dover vendere le stime dei tempi di lavoro di altre persone si impara molto presto che per non andare in perdita è necessario aumentare aumentare le tempistiche da minimo un terzo ad almeno il doppio.
Un’altro metodo è quello di segnarsi quanto tempo è stato necessario per arrivare all’obiettivo.

2. Quanto tempo mi serve per prepararmi?

E cosa devo eventualmente portare e quanto tempo mi serve per trovare e preparare questi elementi?

Chi ritarda spesso non si pone queste domande e pertanto il servomeccanismo di puntamento inconscio che abbiamo per raggiungere gli obiettivi si troverà a gestire la prima serie di errori di gestione del tempo necessario e relative correzioni. Pertanto l’errore classico di chi ritarda è focalizzarsi solamente sull’orario dell’appuntamento, tralasciando la gestione temporale degli eventi immediatamente precedenti necessari per preparasi ad uscire, magari mangiare un boccone, andare al bagno e cose simili.

La correzione non potrà mai avvenire sul piano della buona volontà, perché come direbbe Maxwell Maltz “i servomeccanismi dell’inconscio che ci fanno arrivare all’obiettivo” sono stati settati male.

Come funziona il servomeccanismo di puntamento inconscio che abbiamo? La nostra mente funziona in modo molto simile ai sistemi di puntamento e guida dei missili che devono centrare o intercettare un obiettivo. Ovvero deve avere dei sensori esterni e un metodo per valutare quindi calcolare e correggere la traiettoria. Vedete la nostra mente non pensa a tutto quello che deve fare per prendere un oggetto sul tavolo, sa per esperienze passate ed errori, fatti quando eravamo bambini che muovevano i primi passi intorno a se. Il meccanismo mentale resta lo stesso per gestire spazi ed eventi anche da adulti.

3. Cosa devo fare prima di prepararmi e quando tempo mi serve per farlo?

Onde evitare di erodere il tempo necessario alla preparazione, tempo fondamentale per diventare puntuali, è necessario chiedersi cosa devo fare prima, e quanto tempo possiamo dedicare a quelle attività. Impostandoci una dead line oltre la quale qualsiasi attività non inerente alla preparazione deve essere assolutamente cessata.

Consiglio di impostarsi delle sveglie sul cellulare che indicano quando terminano queste attività e inizia inderogabilmente il tempo di preparazione. 

Queste domande consiglio di farsele la mattina presto, o impostarle la sera prima e di vivere in termini di cicli giornalieri. Oppure usando una semplice agenda o calendar.

 

Cosa fare se arriviamo in anticipo o se dobbiamo aspettare.

La maggior parte di noi ha uno smartphone, possiamo leggere ebook, o audio ascoltare libri. O prendere audio appunti su cose e riflessioni importanti. Chi non usa lo smartphone può portarsi un libro da leggere sempre con se in caso di attese, e un piccolo blocco per gli appunti. In questo modo il tempo d’attesa potrà essere messo a frutto in modo costruttivo. Il nostro umore ne gioverà enormemente perché invece di concentrarsi sul ritardo o sul tempo d’attesa, potremo concentrarci su cose positive, come apprendere nuove informazioni, prendere appunti e audio appunti.

Per chi vuole essere ancora più organizzato il metodo GTD propone la soluzione di avere catalogato degli eventi da fare in 5 minuti, 10 minuti, 15 minuti eccetera, che possono essere fatti in queste situazioni, come telefonate e via dicendo.

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